Cuando trabajaba en la «Planta» manchega teníamos un dicho que encerraba una gran verdad como he podido comprobar a lo largo de mi vida laboral: «¡No por mucha REUNIÓN aumenta la PRODUCCIÓN!«.

En mi experiencia me parece que la necesidad de reuniones en la mayor parte de los casos surge de la necesidad de los «jefes» de estar enterados de lo que hacen sus subordinados y por falta de confianza en los mismos en los que no delegan lo necesario.

Sin embargo, no todos esta reuniones destinadas, en principio, al trabajo cooperativo resultan inútiles. Muchos son necesarios para tomar decisiones de la manera más eficiente, modelar ideas y estrategias.. ¿Cómo distinguir las reuniones contingentes de las imprescindibles?

En Google, por ejemplo, han establecido sus propias normas: «Si no hay que tomar una decisión, la reunión no debería producirse«, funciona a modo de máxima. Además, solo convocan a un máximo de diez personas y todas ellas deben dar su opinión o sino ¿para qué asisten?-.

Más recientemente, un estudio del MIT confirma que el exceso de reuniones daña la productividad de las empresas. La investigación ofrece cifras concretas: las compañías que eliminaron por completo estos encuentros tres días a la semana aumentaron su productividad un 73%, redujeron el estrés de sus empleados un 57% y mejoraron la satisfacción general en un 65%.

Aunque pueda parecer contradictorio, las reuniones restan valor a la colaboración efectiva, porque distraen a los trabajadores en sus horas más productivas, lo que provoca que se desconcentren y reduzcan su rendimiento. En cambio, apuntan, cuando esos mismos empleados utilizaron herramientas de comunicación y gestión, como Slack o Microsoft Teams, conectaron mejor sin perder la concentración ni estresarse.

El estudio también explica que al usar herramientas de comunicación escrita para eliminar las reuniones varios días a la semana, los malentendidos se redujeron, porque las resoluciones y las instrucciones quedaron escritas de forma que los implicados podían consultar cuando quisiesen.